Начальная настройка. Начальная настройка 1с документооборот 8 корп почтовый клиент exchange

Цели автоматизации работы с документами на разных предприятиях могут кардинально отличаться масштабами и динамикой. Например, построение системы управления документооборотом крупного холдинга, решившего полностью отказаться от бумажных документов, предполагает запуск проекта, несравнимого по масштабам и характеру с проектом внедрения такой же системы, но на небольшом единичном предприятии. При этом в обоих случаях речь может идти о внедрении «1С:Документооборот 8».

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management), которая, помимо документов, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:

• Централизовано и безопасно хранить документы;
• Регистрировать входящие и исходящие документы;
• Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
• Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
• Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
• Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
• Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8

• 1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
• 1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
• 1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
• 1C:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.11.5).

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

В программе встроено связанное отображение входящих и исходящих документов. Ведется контроль целостности ответов, контроль истории переписки.

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

• Поиск по реквизитам;
• Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
• Полнотекстовый поиск;
• Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Договорные документы и все, что с ними связано

• Согласование договоров;
• Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
• Контроль жизненного цикла договора;
• Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Так называемая «бизнес-почта» по функционалу похожа на обычные почтовые программы, но дополнена полезным инструментарием (более 40), который значительно упрощают работу сотрудников. Например, функция контроля «внутренняя – внешняя почта» позволяет видеть предупреждения о том, что внутренняя почта уходит на внешний сервер и своевременно подтвердить или предотвратить данное действие. Механизм реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

• Рассмотрение, результатом которого является постановка руководителем резолюции и возвращения заверенного документа автору.
• Исполнение: передача документации, находящейся в разработке, всем пользователям, согласно списку, а также контролирующему лицу для совершения исполнительской дисциплины. Один из пользователей назначается ответственным исполнителем.
• Согласование: в рамках этого бизнес-процесса выбранные респонденты вносят корректировки или заверяют документацию, а затем возвращают ее инициатору для проработки результатов и дальнейших действий.
• Утверждение: документ передается на утверждение назначенному ответственному. Результатом является возвращение к автору для внесения корректировок или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация: документ передается секретарю. Секретарь присваивает регномер, проставляет печать организации и отправляет корреспонденту.
• Ознакомление позволяет всем сотрудникам, внесенным в список заинтересованных лиц, изучить документ.

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Управление проектами

Данный блок 1С:Документооборот 8 необходим, чтобы разбить весь массив документов и объем работы сотрудников по проектам, а также чтобы помочь командам, работающим на проектах в административно-организационных вопросах и задачах контроля, начиная с ведения плана проекта, заканчивая исполнением задач по этому проекту. Механизм «управление проектами» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Учет рабочего времени

Несложный функциональный блок 1С:Документооборот 8, позволяющий сотрудникам в удобной, интуитивно понятной форме фиксировать вопросы, которыми они занимались в течение дня, а также на какие виды работ было потрачено время. При этом все данные о работах привязываются к документам, задачам, процессам и проектам, с которыми сотрудник взаимодействовал. Блок учета рабочего времени помогает оценить, как реально структурировано рабочее время сотрудников, какой его процент был потрачен на совещания, а какой – на подготовку и согласование документов.

Небольшой, но очень полезный механизм, сообщающий об отсутствии сотрудника и позволяющий на всех этапах процесса или проекта, где подразумевается взаимодействие с ним, найти варианты замены ответственного лица.

Контроль исполнительской дисциплины

Важный функционал, встроенный в программу – контроль исполнительской дисциплины по задачам:

• Контроль сроков и объемов выполнения задач;
• Ежедневный учет рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач);
• Анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений и проектов на основе отчетов.

Классическое делопроизводство

Необходимые для бумажного документооборота формы в полном объеме уже заложены в программу 1С Документооборот, например, печать обложки дела, журнал передачи и много другое.

1С:Документооборот 8 дает исчерпывающие возможности по учету мероприятий, начиная с плана проведения встречи или совещания, заканчивая контролем исполнения тех решений, которые были на этом мероприятии приняты. Если на состоявшемся мероприятии не были до конца разработаны все пункты протокола или не по всем пунктам приняты решения, следующее мероприятие будет отображаться в программе, как связанное с предыдущим, что увеличивает прозрачность и контроль хода согласования принятых решений и повышает исполнительскую дисциплину. Реализовано в версиях КОРП и ДГУ.

с возможностью привязки к конкретной организации и графику проведению мероприятий помогает сотрудникам быстро находить помещение в непосредственной близости. Есть возможность просмотра помещения на плане.

Встроенный в 1С:Документооборот 8 инструмент для решения рабочих вопросов сотрудниками с той степенью формализации, которая принята в организации: от неформального общения, до деловой переписки, служащей подкреплением решений и действий. При этом все обсуждения на форуме привязаны к документам, задачам, процессам. Форум удобен в использовании для первой линии поддержки, где опытные сотрудники разъясняют новичкам те или иные рабочие моменты. Механизм «Форум» реализован в конфигурациях КОРП и ДГУ.

Механизм предназначен для разграничения прав доступа пользователей к базе документооборота по таким параметрам, как политика доступа, папки и рабочие группы.

Прочее

• Прямо «в коробке» 1С Документооборот находится механизм интеграции с 13-ю другими конфигурациями 1С. В частности, есть возможность интеграции с конфигурацией ERP посредством плана обмена и бесшовной интеграции .
• Конфигурация работает на мобильных устройствах на платформе Android, IOS, Windows Phone, а также через браузеры, благодаря возможностям платформы 1С:Предприятие 8.
• Личные и общие календари, в которых можно вести не только учет записей, как в программе MS Outlook, но и документов, и задач пользователей.
• Настройка интерфейса – штатная возможность 1С:Предприятие, но в программе 1С:Документооборот 8 она имеет более широкое применение, позволяя все интерфейсы программа настроить «под себя», то есть поменять состав реквизитов, сделать цветные списки, настроить сортировку, назначить состав колонок и пр.

Каких-либо ограничений (кроме соответствующего технического обеспечения) для внедрения программы документооборота от фирмы 1С не зафиксировано: возможность ее использования не зависит от отраслевой принадлежности предприятия, его структуры, организационной формы, вида деятельности, численности персонала и т.д. Система может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, и на сегодня существует более 1700 успешных внедрений 1С Документооборот 8 в отраслях торговли, оказания услуг, промышленности и бюджетных организациях.

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей "1С:Документооборот КОРП" и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы "1С:Документооборот" и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных "1С:Предприятие 8"

Веб-клиент и электронная почта 1С

«1С:Документооборот КОРП» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.

Любой документ или файл «1С:Документооборот КОРП» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. При отправке входящих и исходящих документов почтовый адрес получателя подставляется автоматически из адреса соответствующего контактного лица или корреспондента.

Также в программе поддерживается:

• Загрузка входящих или внутренних документов,
• Автоматическая привязка к корреспонденту по адресу почты,

Зарегистрированные пользователи могут обновлять программу через Интернет.

Механизмы «1С:Документооборот КОРП», которые не поддерживаются в веб-клиенте

Встроенная почта

• Автоматическое сохранение текстов писем
• Отображение фотографий сотрудников
• Автоподбор по первым символам при выборе адресата в исходящем письме
• Вставка картинки из буфера в текст письма
• Проверка орфографии

Работа с файлами

• В веб-клиенте требуется подтверждение при выполнении различных действий с файлами (открытие, сохранение на диск, редактирование и т.п.)
• Если не установлено расширение работы с файлами, то при выполнении основных операций (открыть, редактировать, закончить редактирование) нужно вручную указывать, куда сохранить (откуда загрузить) файл
• Извлечение текста файла на клиенте
• Работа с рабочим каталогом файлов (без установленного расширения работы с файлами)
• Открытие файлов в самой программе (mxl)
• Открытие файлов *.dot, *.dotx, *.pot, *.potx, *.xlt, *.xltx, *.ott, *.stw, *.ots, *.stc, *.otp, *.sti
• Сравнение версий файлов
• Импорт файлов в список файлов и документов
• Экспорт папок файлов
• Импорт папок файлов
• Перетаскивание (drag-n-drop) файлов из диска в программу
• Автоматическое извлечение текстов (обработка)
• Автоматическое распознавание изображений (обработка)
• Автозаполнение шаблонов файлов *.doc
• Групповое сохранение файлов документов

Процессы работы с документами часто пересекают границы типовых решений «1С:Предприятия 8» и других приложений. Поэтому для эффективной работы очень важна высокая степень интеграции между этими приложениями. «1С:Документооборот» обеспечит простую и технологичную интеграцию на единой платформе «1С:Предприятие»:

• Интеграция с «1С:Бухгалтерией предприятия» – для договорных документов.
• «1С:ERP Управление предприятием» – для проектно-конструкторской документации.
• «1С:Зарплата и управление персоналом» – для кадрового документооборота.
• «1С:Управление торговлей» – для ведения переписки с клиентами и контрагентами, и для создания объектов на основе этой переписки – заказы, соглашения.

Бесшовная интеграция избавит вас от переходов из программы в программу: в карточках другой конфигурации или приложения просто появятся гиперссылки, по которым вы сможете открыть любые учетные данные из «1С:Документооборота»: присоединенные файлы, процессы, задачи, историю переписки и т.д.

И самое важное – настройки интеграции уже готовы и в «1С:Предприятии», и в типовых решениях.

Технологии интеграции:

Загрузка файлов

• «1С:Документооборот 8» умеет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети.
• Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку «1С:Документооборота 8» с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.
• Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть немедленно вовлечены в документооборот вашего предприятия.

Загрузку удобно использовать для интеграции, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и т.п.

Электронная почта

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8» можно отправить по электронной почте, например, контрагенту или сотруднику, работающему в другом офисе. Программа поддерживает легкую и встроенную почту (только для КОРП и ДГУ).

Легкая почта

• Загружает почтовые сообщения как из одного, так и из нескольких почтовых ящиков.
• Почтовые сообщения загружаются в справочники входящих или внутренних документов вместе с вложениями.
• Почтовое сообщение может включать в себя файл описания документа, соответствующий ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». При загрузке такого сообщения «1С:Документооборот» автоматически заполнит все реквизиты входящего или внутреннего документа. При отправке документов из «1С:Документооборота» по электронной почте это сообщение взаимодействия СЭД формируется автоматически и добавляется к электронному письму вместе с другими вложениями.
• При отправке и загрузке легкой почты поддерживается ЭП и шифрование.

Встроенная почта

• Позволяет вести учет электронной почты непосредственно в «1С:Документообороте», не используя сторонние почтовые клиенты;
• Рассматривать электронное письмо как объект документооборота. То есть, на основании письма можно создавать процессы и задачи, внутренние и входящие документы и т.п. Также можно создавать письма на основании процессов, задач, документов и т.п.;
• Добавлять запись в ежедневный отчет прямо из письма;
• Работать со списком писем, упорядочивать письма по папкам, помечать флажками;
• Импортировать письма и контакты из Microsoft Outlook;
• Вести списки контактов почты, используя адресную книгу, список Мои контакты , список личных адресатов;
• Создавать, пересылать и перенаправлять письма, автоматически устанавливая между ними связи;
• Добавлять одному пользователю несколько учетных записей и показывать папки этих учетных записей единым деревом;
• Руководителям видеть почту своих подчиненных;
• и использовать другие возможности.

Синхронизация данных

1С:Документооборот 8 поддерживает синхронизацию данных с другими типовыми конфигурациями, разработанными с использованием «Библиотеки стандартных подсистем»:

• «ERP Управление предприятием», редакция 2.0;
• «Управление торговлей», редакция 11;
• «Бухгалтерия предприятия КОРП» версия 3.0.35 и выше.

Предусмотрена также синхронизация 1С:Документооборот - 1С:Документооборот , которую удобно использовать для организации распределенной или межведомственной системы электронного документооборота (МЭДО).

Используя возможности синхронизации можно организовать автоматический обмен общими справочниками и документами. Также есть возможность разработать и использовать свои планы обмена для решения узкоспециализированных задач, например, обмен кадровой документацией с конфигурацией «1С:Зарплата и управление персоналом».

Правила обмена данными

В комплект поставки «1С:Документооборота» включены правила обмена с другими типовыми конфигурациями «1С:Предприятия 8»:

• «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 2.0;
• «Управление нашей фирмой», редакция 1.4;
• «Комплексная автоматизация», редакция 1.1;
• «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5;
• «Управление производственным предприятием», редакция 1.3;
• «Управление торговлей», редакция 10.3.

Используя эти правила и обработку Универсальный обмен данными XML , можно выполнять обмен общей нормативно-справочной информацией. Например, сведениями о контрагентах (корреспондентах), контактных лицах, организациях, физических лицах и пользователях. Обмен запускается вручную по вашей инициативе.

В комплект поставки также входят правила обмена, демонстрирующие возможность переноса согласованных договоров из конфигурации «1С:Документооборот 8» в «Управление производственным предприятием» 1.3.

Веб-сервис работы с файлами

«1С:Документооборот 8» можно использовать как внешнюю библиотеку файлов, которая может быть предназначена для различных внешних программ:

• конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8.3»;
• других приложений, которые умеют работать с веб-сервисами.

Применение «1С:Документооборота 8» как библиотеки файлов позволяет:

• присоединить файлы к объектам вашей информационной базы;
• разгрузить вашу информационную базу за счет переноса хранимых файлов в «1С:Документообороте 8»;
• обеспечить безопасное, надежное и централизованное хранение неструктурированной информации вашего предприятия;
• интегрировать файлы, относящиеся к вашей информационной базе, в общий документооборот предприятия;
• организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.

Веб-сервис документооборота (DM Service)

Веб-сервис DM Service (Documents Management) необходим для бесшовной интеграции с другими приложениями. Бесшовная интеграция позволяет не только работать с данными «1С:Документооборота» из интерфейса других приложений, но и пользоваться такими возможностями программы, как отправка писем, запуск бизнес-процессов и т.п.

DM Service содержит только одну операцию execute(). Эта операция принимает запрос на выполнение того или иного действия и возвращает ответ. Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса.

Веб-сервис используется «Библиотекой интеграции Документооборота», которая включена в комплект поставки. Библиотека позволяет встроить «1С:Документооборот» в другие конфигурации на платформе «1С: Предприятие», делая интеграцию максимально прозрачной для пользователя.

Примеры интеграции:

• Из карточки документа «Заказ покупателя» в «1С:Управлении торговлей 11» сотрудники смогут сформировать внутренний документ «1С:Документооборота», отравить его на согласование, утверждение, регистрацию и контролировать эти процессы
• Ответственный за работу с контрагентом в «1С:Управлении торговлей 11» может посмотреть его входящие и исходящие документы и узнать, какие по этим документам идут процессы и в какой стадии они находятся.
• Менеджер по продажам может присоединить к документу «Заказ покупателя» в «1С:Управлении торговлей 11» файлы, поступившие от клиента по электронной почте и подписанные электронной подписью. Хранение этих файлов и сведений об электронной подписи обеспечит «1С:Документооборот».

Описание веб-сервисов.htm l, который входит в комплект поставки.

Веб-сервис очереди сообщений для асинхронного взаимодействия

Начиная с редакции 1.1.3, в «1С:Документообороте 8» предусмотрен веб-сервис для асинхронной интеграции с другими приложениями и конфигурациями по принципу «отправил и забыл». Приложение-потребитель отправляет в «1С:Документооборот 8» запросы на обработку путем вызова операции put и получает ответы вызовом операции get. Обработка сообщений может выполняться «1С:Документооборотом 8» в любом порядке. На один запрос может быть сформировано несколько ответов.

Классы запросов (Request) и ответов (Response) определены в XDTO-пакете этого веб-сервиса.
Этот веб-сервис удобно использовать для интеграции «1С:Документооборота 8» с другими приложениями на платформе ESB (Enterprise Service Bus).
Описание этого веб-сервиса, его операций и классов приводится в файле Описание веб-сервисов.html , который входит в комплект поставки.

Бизнес-события

Бизнес-события помогают автоматизировать взаимодействие разных частей «1С: Документооборота» друг с другом и внешними источниками. Он состоит из следующих частей:

• детекторы событий (обнаруживают важные события: например, число активных пользователей превышает 50);
• обработчики событий (после того, как детектор зафиксировал событие, обработчик начинает работать с ним: например, отправляет оповещение в виде процесса Ознакомление);
• реестр произошедших событий.

Механизм бизнес-событий очень гибок в использовании и позволяет создавать свои собственные детекторы и обработчики при помощи встроенного языка.
Чтобы выключить использование бизнес-событий:

1. Перейдите в раздел .
2. Выполните команду Настройка программы .
3. Установите флажок Использовать бизнес-события .
4. После этого в разделе Настройка и администрирование появится группа команд Бизнес-события .

В «1С:Документообороте» есть только один типовой обработчик: автоматический старт процессов. Настроить автостарт можно в шаблоне процесса. Это может сделать не только администратор, но и все пользователи, у которых есть права для работы с шаблонами.

Прием и отправка сообщений по СВД

При помощи механизма СВД (Система внешнего документооборота) можно настроить автоматический прием и отправку сообщений между различными организациями и учреждениями. В комплект поставки «1С: Документооборота» входит клиент и сервер СВД. При использовании СВД «1С: Документооборот 8» сам выполняет:

• обмен входящими и исходящими документами;
• учет поступающих документов в журналах;
• увязывание документов в цепочки.

Для использования СВД в «1С:Документообороте» нужно настроить серверную часть СВД и клиентскую часть СВД у каждого абонента.
На клиенте и на сервере можно посмотреть отчеты по объему и отправке документов по СВД.

Интеграция бизнес-процессов процессов (только для «1С:Управление торговлей» версии 11.0)

Обратите внимание, что данная возможность актуальна только для конфигурации «1С:Управление торговлей» версии 11.0. В «1С:Управлении торговлей» версии 11.1 и выше задачи, которые решал данный механизм, реализованы средствами .

Основное назначение данного механизма интеграции – автоматизировать такие процессы обработки данных, которые пересекают границы различных информационных баз. Второе назначение механизма – сделать пересечение этих границ незаметным для пользователей.

Примеры бизнес-процессов, пересекающих границы конфигураций:

• бизнес-процесс обработки заказа покупателя начинается в информационной базе «1С:Управление торговлей 11», продолжается в «1С:Документообороте 8» и заканчивается в «1С:Управлении торговлей 11»,
• согласование исходящего документа начинается и заканчивается в «1С:Документообороте 8», но одним из согласующих лиц является менеджер по продажам, который работает в информационной базе «1С:Управление торговлей 11».

Как работает этот механизм
Некоторые роли исполнителей могут быть определены как внешние. Установка роли признака «Внешняя» указывает программе на то, что исполнители этой роли определены в другой информационной базе. Для пользователей эта роль ничем не отличается от других.

Примеры ролей в «1С:Документообороте»:

• Делопроизводитель (внутренняя)
• Директор (внутренняя)
• Менеджер по продажам (внешняя)
• Главный бухгалтер (внешняя)

Рассмотрим пример, когда в качестве одного из исполнителей бизнес-процесса «Исполнение» в «1С:Документообороте 8» указан не конкретный сотрудник, а внешняя роль «Менеджер по продажам». В этом случае произойдет следующее:

«1С:Документооборот 8»	«1С:Управление торговлей», ред. 11
Для роли «Менеджер по продажам» будет сформирована задача «Исполнить»
Создается и стартует специальный бизнес-процесс «Поручение», в котором эта задача будет указана как задача-источник. Дополнительно к этому поручению будут приложены: содержание документа (предмета бизнес-процесса) в формате HTML; файлы, присоединенные к этому документу
	В результате обмена в «1С:Управлении торговлей 11» появляется и стартует бизнес-процесс Задание , в точности повторяющий бизнес-процесс Поручение из «1С:Документооборота 8». Он также содержит присоединенные файлы и включает в себя содержание документа из «1С:Документооборота 8» в формате HTML. В результате старта задания появляется задача, назначенная роли «Менеджер по продажам».
	Сотрудник, исполняющий в «1С:Управлении торговлей 11» роль «Менеджер по продажам», знакомится с этой задачей, приложенным к ней HTML содержанием документа и его файлами и отмечает ее как выполненную. Это приводит к завершению бизнес-процесса Задание .
Происходит обмен внешними бизнес-процессами между «1С:Документооборотом 8» и «1С:Управлением торговлей 11»
Ранее созданный бизнес-процесс Поручение завершается и автоматически помечает свою задачу-источник из бизнес-процесса Исполнение как выполненную. Таким образом, бизнес-процесс Исполнение продвигается дальше по маршруту

План обмена внешними бизнес-процессами между типовыми конфигурациями и «1С:Документооборотом 8» является частью библиотеки стандартных подсистем. Этот план обмена переносит между конфигурациями такие данные, как:

• бизнес-процессы Поручение и Задание
• присоединенные к ним файлы
• задачи этих бизнес-процессов
• внешние роли

В процессе обмена происходит преобразование бизнес-процесса Поручение из «1С:Документооборота 8» в бизнес-процесс Задание из БСП и наоборот.
Для использования этого механизма интеграции необходимо настроить конфигурации следующим образом:

• в настройках программы на закладке Бизнес-процессы установить флажок Использовать интеграцию бизнес-процессов
• настроить узлы обмена данными (раздел Настройка и администрирование )
• настроить внешние роли (раздел Задачи и бизнес-процессы )

В карточках задач внешних бизнес-процессов исполнителям дополнительно показан список присоединенных файлов и содержание предмета задачи в формате HTML или в формате табличного документа «1С:Предприятия 8» (MXL).
В остальном обработка задач внешних бизнес-процессов ничем не отличается от обработки задач других бизнес-процессов.

Другие возможности

Исходный код «1С:Документооборота 8» открыт, и вы можете добавлять к нему другие интеграционные механизмы, даже не снимая конфигурацию с поддержки.

Так, например, можно добавить:

• дополнительные веб-сервисы для взаимодействия с другими приложениями,
• дополнительные планы обмена данными с нетиповыми конфигурациями,
• механизмы взаимодействия с другими приложениями на основе COM-технологий,
• регламентные задания для автоматизированной обработки электронной почты,
• и многое другое.

У вас в компании установлен «1С:Документооборот». Вы уже освоили основные функции, умеете отправлять письма, прикреплять файлы, создавать новые папки во входящих, но до продвинутого уровня вам еще далеко. В этой статье вы найдете рекомендации по эффективной работе в программе «1С:Документооборот 8».

Комментарии к письмам

К каждому письму можно добавить комментарий, который поможет обработать быстро вспомнить содержимое письма. Сделать это можно в поле Комментарий в карточке письма (см. рис. 1).

Рис. 1. Добавление комментария к письму

Автообновление списка писем

Можно сделать так, чтобы список писем автоматически обновлялся раз в 2-3 минуты. Для этого в контекстном меню списка писем есть команда Автообновление . Помимо этого список писем можно обновить в любой момент вручную клавишей F5.

Печать письма

Для печати письма вместе с шапкой (Тема, Дата, Адресаты ) используйте команду Напечатать или сочетание клавиш Alt-P.

Горячие клавиши

Использование горячих клавиш заметно повысит эффективность работы (таб. 1):

Таблица 1

Клавиша	Действие
	Создает новое письмо
	Создает ответное письмо в ответ на выбранное входящее
	Обновляет список писем. Удобно использовать, если не настроено автообновление, или для срочного обновления в случае, когда интервал между автообновлениями большой
	Помечает все выбранные письма как прочтенные или непрочтенные
	Перемещает выбранные письма в папку
	Перемещает письмо в корзину
	Копирует исходящее письмо. Удобно использовать для повторной отправки или для отправки другого письма тому же списку адресатов Кстати, список адресатов исходящего письма можно сохранить как группу рассылки. Для этого в списке получателей письма используйте команду контекстного меню Добавить в Мои контакты
	Печать письма
	Вставляет шаблон текста в текст исходящего письма.
	Сохраняет письмо со всеми вложениями в каталог на диске
	Помечает письмо на удаление
	Проверяет орфографию в исходящем письме

Подписи и шаблоны текстов

Для сокращения времени обработки почты удобно использовать шаблоны текстов. Это может быть подпись или часто используемый текст письма. Шаблоны текстов вставляются вручную при помощи команды Вставить - Шаблон текста в карточке исходящего письма.

Подписи могут вставляться автоматически при создании нового или ответного письма. Настроить подписи можно также через меню Все действия - Настройка почты - Письмо - группа полей Подписи (рис. 2):

В текст подписи можно вставить шаблоны для автоподстановки даты (рис. 3):

Почта на рабочем столе

По умолчанию на рабочем столе «1С:Документооборота» отображается список задач, избранное, занятые файлы и прочее. Если вы не используете эти возможности, а только работаете с почтой, то настройте рабочий стол так, чтобы он содержал только список писем.

Для этого кликните правой кнопкой мыши в область разделов. Откроется контекстное меню, в котором выберите команду Настройка рабочего стола... Откроется форма настройки рабочего стола, в которой:

• a. Удалите все настройки (кнопка Удалить все );
• b. Добавьте на рабочий стол форму Краткие описания писем: Встроенная почта .

Рабочий стол после этих манипуляция будет выглядеть как на рисунке 4. Таким образом, сразу при запуске программы вы будете попадать в список писем и не отвлекаться ни на что другое.

Можно скрыть панель навигации и уменьшить высоту панели действий. И тогда рабочий стол будет выглядеть как на рисунке 5.

Те, кому нужно еще больше места, могут выбрать минималистичный вариант (панель действий скрыта, высота панели разделов уменьшена) - см. рис. 6.

Сортировка списка писем

По умолчанию письма отсортированы по Дате - сверху показаны самые новые. Чтобы отсортировать письма по другой колонке, кликните по заголовку этой колонки (например, на заголовке колонки Флаг ).

Можно отсортировать письма сразу по нескольким колонкам, например, сначала по колонке Флаг , затем по колонке Дата . Для этого кликните по колонке Флаг и затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, кликните по колонке Дата.

Быстрое чтение писем

Для ускорения работы настройте область чтения писем внизу или справа:

• внизу - удобно для обычных мониторов;
• справа - удобно для широких мониторов.

Для настройки области чтения предусмотрена команда командой Все действия - Отображение области чтения в списке писем. Область чтения писем внизу изображена на рис. 7. Область чтения писем справа - на рис. 8.

Если область чтения включена, то можно не тратить время на открытие карточки входящего письма, а читать письма прямо из списка.

Кроме того, можно настроить почту так, что по двойному клику на входящее письмо будет создаваться ответное (см. Настройка почты - Список писем - Действие при выборе входящего письма) . Это позволит еще больше сэкономить время при разборе большого количества писем.

Правила для автоматического разбора почты

«1С:Документооборот» позволяет настроить правила для автоматического разбора входящей или исходящей почты. К примеру, программа может сама:

• распределять письма по папкам;
• устанавливать отметку о прочтении;
• устанавливать флажки и пр.

Настройка правил выполняется по команде Все действия - Правила обработки писем. Обычно настраивают такие правила:

• входящие письма, содержащие SPAM, помещать в папку SPAM;
• при отправке ответного письма автоматически переносить исходное входящее письмо в папку Разобранное;
• автоматический ответ (на время отпуска) - «Я в отпуске с … по …. Отвечу позже.».

Последнюю настройку можно сделать с помощью следующего алгоритма:

• добавить правило обработки писем (в списке писем Все действия – Настройки –Правила обработки писем ) для входящего письма;
• на закладке Условия указывать условие Получено в течение периода: – период отпуска, скажем «С 04.08.2014 и по 18.08.2014 »;
• на закладке Действия указать Ответить текстом : – «Я в отпуске. Отвечу позже. » – или какой то иной текст.
• нажать Готово.

В результате получится правило (см. рис. 9).

Автосохранение писем

В «1С:Документообороте 8» есть возможность автосохранения писем в информационной базе или на диске. Незавершенные исходящие письма удобно сохранять в информационной базе для дальнейшего редактирования. Это можно в любой момент сделать вручную с помощью клавиш Ctrl + S или настроить Все действия - Настройка почты - Письмо - Сохранять неотправленные письма каждые. Оптимальный интервал - не менее двух минут.

Автосохранение писем на диск включено по умолчанию. При этом программа каждую минуту сохраняет версию письма во временном каталоге на диске. Если «1С:Документооборот 8» завершил свою работу аварийно, то при запуске программы вы увидите список несохраненных писем.

Это настраивается флажком Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске). Сделать это можно следующим образом:

• включить Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске);
• выключить Сохранять неотправленные письма каждые .

Поиск писем

Есть несколько способов, с помощью которых можно найти нужное письмо:

• быстрый поиск (подходит почти во всех случаях);
• папки поиска (используется для часто повторяющихся поисков);
• полнотекстовый поиск (ищет и письма и файлы).

Быстрый поиск расположен под списком папок. Просто введите необходимый текст и нажмите Enter (см. рис. 10).

Кроме того, быстрый поиск может искать и по тексту (содержимому) писем (поле «Текст»). Примечание : для поиска можно указать только одно слово, поиск работает без учета морфологии.

Чтобы исключить отправку писем в TNEF-формате, достаточно в настройках почтового клиента отключить использование RTF-формата при отправке корреспонденции, выбрав в качестве альтернативы HTML или обычный текст. Для более сложных случаев компания Microsoft предлагает пользователям свою справку (см. http://support.microsoft.com/kb/138053 или http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) для предотвращения отправки файла winmail.dat пользователям.

Подключение и настройка почты

Для работы с «1С:Почтой» во внутреннем «1С:Документообороте» сделайте следующее:

• 1. включите использование встроенной почты;
• 2. настройте учетную запись.

Включение использования встроенной почты

Зайдите в «1С:Документооборот»:

• для подключения тонким клиентом «1С:Предприятия 8.3» (рекомендуется) сделайте на рабочем столе ярлык на "\\filer\Q&A\1cestart.exe" и после запуска этого ярлыка выберите в списке доступных баз "1С:Документооборот 8";
• для подключения через обычный браузер (Internet Explorer, FireFox или Google Chrome);
• используйте ссылку http://calypso/а8.

Имя пользователя строится по принципу ФамилияИО , например "ИвановИП". Пароль - без пароля, рекомендуется сразу поменять (Настройка и администрирование - Изменить пароль ).

Включение почты:

1. Откройте настройку почты Настройка и администрирования - Персональные настройки - Работа с почтой ;
2. Установите флажок Использовать встроенную почту ;
3. Снимите флажок Использовать легкую почту;
4. Не закрывайте это окно настройки (см. рис. 31).